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Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, optez pour le classement électronique. Mais, qu’est ce que le tableau électronique ? Le tableau électronique est un système de conservation de vos données personnelles ( photos, documents de facturation, arguments d’achat… ) sur un format numérique. Pour quelques € par mois, vos données seront conservées sur un disque dur extérieur et accessible par internet. Cette solution est très sécurisante. Un incendie ou une effraction est toujours possible eCette solution est aussi très sécurisante. En effet, un incendie, une effraction ou d’autres circonstances peuvent vous faire perdre tous vos précieux papiers. Il est par conséquent plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site extérieur.
Un retiré d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez renouveler des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être exigées : soit une copie entière qui ajoute, en plus des infos nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’achat de la français ; soit un extrait d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les éléments concernant les parents ou enfin un levé d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent physique. Les papiers peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus simple pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est de détenir copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos papiers simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la globalité de vos papiers papiers, c’est toutefois plus efficace ( et plus respectueux pour les alentours ) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
À l’heure actuelle, les établissements bancaires proposent généralement de ne plus adresser de relevés mensuels — quand on sait qu’il est envisageable de lire son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas forcément nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des dossiers passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de multiples solutions différentes pour conserver vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Idéalement, il est recommandé de procéder à un archivage de certains documents au minimum une fois chaque année. Les dossiers archivés sont rangés soigneusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il est préférable d’utiliser une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en précision : Chemise rose pour les factures, jaune pour les finances, de couleur bleue pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de a à z ou par date ( par mois, puis par année ). Cela permet de faire facilement la différence entre les documents plus et plus anciens.
Au peu, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous effectuez déjà un premier tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à traiter », soit dans la bannette « à classer ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à proximité d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre séance hebdomadaire, il ne vous reste plus qu’à prendre soin la première ( pile ) et à stocker la 2nd. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand secteur : vert pour la santé, gris pour la banque, rose pour les petits, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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